UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 2931 Arkivering i arkivsystemet

(oppdatert )
Arkivering er en viktig del av dokumenthåndteringen ved UiB. Her er noen retningslinjer og eksempler på arkivverdige dokumenter:
Hva er arkivverdige dokumenter?
Arkivverdige dokumenter er dokumenter som har langsiktig verdi for organisasjonen, enten på grunn av juridiske krav, historisk betydning eller administrativ nødvendighet. Eksempler inkluderer:
  • Møteprotokoller og referater
  • Kontrakter og avtaler
  • Strategiske planer og rapporter
  • Korrespondanse av betydning
  • Prosjektbeskrivelser og -rapporter
Hvordan vurdere arkivverdi?
Når du vurderer om et dokument skal arkiveres, spør deg selv:
  • Er det juridiske krav til å bevare dokumentet?
  • Har dokumentet langsiktig administrativ eller historisk verdi?
  • Vil fremtidige ansatte ha nytte av å ha tilgang til dokumentet?
Hvordan arkivere i Elements?
  1. Logg inn på Elements.
  2. Opprett en ny sak eller velg en eksisterende sak.
  3. Last opp dokumentene som skal arkiveres.
  4. Angi nødvendige metadata (f.eks. tittel, dato, forfatter).
  5. Sørg for at dokumentene er riktig klassifisert i henhold til UiBs arkivpolicyer.
Følg UiBs arkivpolicyer
UiB har klare retningslinjer for arkivering. Sørg for å følge disse for å sikre at dokumentene blir riktig håndtert og bevart. For mer informasjon, se https://dok.app.uib.no eller kontakt Dokumentsenteret.