UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 2863 Redigere dokumentflytmal (forhåndsdefinert godkjenningsrunde)

(oppdatert )
I denne kunnskapsartikkelen lærer du å legge til eller fjerne godkjennere fra en dokumentflytmal, altså forhåndsdefinerte godkjenningsrunder og høringsrunder i Elements. Ved UiB har vi opprettet noen slike maler for de ulike fagforeningene hvor tillitsvalgte er lagt til en godkjenningsrunde som godkjennere på vegne av sin fagforening.
For å redigere en godkjenner i en dokumentflytmal, gjør du følgende:
  1. Velg administratormodulen i Elements, men forbli pålogget med din arkivlederrolle (ikke rollen systemansvarlig).
  2. Gå til SGK-funksjoner, Arbeidsflytmaler og deretter Dokumentmaler (alle).
  3. Du får nå opp en liste over alle dokumentflytmalene vi har opprettet. Klikk på den du ønsker å redigere.
  4. Klikk på Vis detaljer øverst i vinduet som dukker opp.
  5. I dokumentflyten ser du de ulike oppgavene. Klikk på en oppgave for å få opp hvem som ligger inne som godkjenner.

Erstatte en godkjenner
For å erstatte en av godkjennerne med en annen person, gjør du følgende:
  1. Klikk på de tre prikkene bak navnet til godkjenneren og velg Rediger.
  2. Skriv inn navnet til den nye godkjenneren i feltet Tittel og søk opp vedkommende i feltet Saksbehandler.
  3. Klikk Lagre og svar Ja på spørsmålet du får om endring av tildelt saksbehandler.
Legge til en godkjenner
  1. Klikk på de tre prikkene bak den oppgaven godkjenneren skal tilhøre og velg Ny deloppgave.
  2. Velg BP - Beslutningspunkt fra nedtrekksmenyen som dukker opp.
  3. Velg status Aktivisert, skriv inn navnet til den nye godkjenneren i feltet Tittel og søk opp vedkommende i feltet Saksbehandler.
  4. Klikk Lagre.

Slette en godkjenner
  1. Klikk på de tre prikkene bak navnet til godkjenneren og velg Slett.
  2. Bekreft at godkjenner skal slettes ved å klikke på Bekreft sletting.