UiBhjelps åpne kunnskaps­kort

KI 2877 Er brevet sendt? Informasjon om forsendelsesstatus ved ekspedering

(oppdatert )
Lurer du på om brevet er blitt sendt? Du kan se hvordan og om et brev har blitt sendt ved å sjekke forsendelsesmåte og forsendelsesstatus til mottaker(ne) på journalposten. Denne veiledningen viser deg hvor du finner denne informasjonen.
Forsendelsesmåte
Når vi skal ekspedere et brev digitalt velger vi forsendelsesmåte Generell digital forsendelse. Etter at brevet er ekspedert, endres denne til:
  • Digital post innbygger dersom brevet er sendt til en person
  • Digitalt dersom brevet er sendt til en virksomhet
Så lenge brvet ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger, kan det også sendes som:
  • E-post
Skal brevet sendes som et signeringsoppdrag (dersom dokumentet skal signeres digitalt av mottaker), velger du forsendelsesmåte:
  • Signeringsoppdrag
Forsendelsesstatus
Følgende forsendelsesstatuser betyr at brevet har blitt sendt:
  • Sendt
  • Levert
  • Åpnet av mottaker
Dersom det har skjedd noe galt med ekspederingen slik at brevet ikke har blitt sendt, vil journalposten få status Ferdig og forsendelsesstatusen blir:
  • Overføring feilet
Et brev som er sendt som et signeringsoppdrag vil først få status Sendt, deretter kan det få tre mulige statuser:
  • Signert: brevet er signert, og det signerte dokumentet er blitt arkivert i saken
  • Signering avvist: signeringsoppdraget har blitt avvist av mottaker
  • Signering utløpt: signeringsoppdraget har utløpt før mottaker rakk å signere
Kontroller daglig at alle brev du har ekspedert, ble sendt. Du kan sjekke dette i saksbehandlersøkene «Teknisk feil (SDP)» og «Under sending (SDP)» i venstremenyen.
Hvor kan jeg se om et brev er sendt?
Det finnes tre måter å sjekke forsendelsesmåten og -statusen til en mottaker.
"Til"-feltet på journalposten
  1. Gå til riktig journalpost (velg "Vis detaljer" øverst til høyre dersom du ikke får opp journalpostbildet under).
  2. Hold musepekeren over navnet til mottaker i "Til"-feltet. Du skal da få opp forsendelsesstatus som på bildet under. Får du ikke opp noe og feltet er hvitt uten et konvolutt- eller pennikon, er brevet ikke sendt, og journalposten skal da ha status Ferdig.
Mottaker/avsender-kortet
  1. Velg "Rediger" oppe til høyre på journalposten
  2. Klikk på navnet til mottaker i "Til"-feltet. Da vil mottaker/avsender-kortet poppe opp.
  3. Klikk på "Flere felt" nederst i venstre hjørne slik at side 2 av kortet vises. Feltet "Forsendelsesmåte" viser hvordan brevet har blitt sendt og under "Forsendelsesstatus" kan du se om det er blitt sendt.

Loggen
  1. Klikk på de tre prikkene oppe til høyre på journalposten.
  2. Velg "Vis logg".
  3. Du får da opp en kronologisk liste med alle endringene som har blitt gjort på journalposten. Scroll deg ned til du ser noe som ligner på dette: