KI 2735 Bytte dokumenttype på en journalpost i Elements

2025-01-21 (oppdatert 2025-01-24)

I denne kunnskapsartikkelen lærer du å bytte dokumenttype på en journalpost.

Vi har seks ulike dokumenttyper i Elements:

Inngående brev (I): brev UiB mottar fra en ekstern avsender.
Utgående brev (U): brev UiB sender til en ekstern mottaker.
Internt notat (N): krever oppfølging. Både avsender og mottaker er intern. Mottaker(e) får en restanse som må avskrives.
Internt notat uten oppfølging (X): krever ikke oppfølging. Kan være uten mottaker. Eventuelle mottakere er interne og får ingen restanse. Brukes blant annet for kontrakter, referat og arbeidsnotat.
Saksfremlegg/innstilling (S): saksdokumenter for styrer og utvalg som benytter møtemodulen.
Dokumentpost i saksmappe (Y): skal som hovedregel ikke brukes. Har ingen mottakere og blir ikke vist på offentlig journal.

Det er mulig å endre alle dokumenttypene bortsett fra inngående brev. Det skal heller ikke være mulig å bytte dokumenttype på et utgående brev som er ekspedert. Vi endrer ikke på brev som er sendt ut, så hvis saksbehandler har opprettet et utgående brev ved en feil og ønsker å gjøre det om til et internt notat etter at det er ekspedert, må hen heller opprette et nytt notat.

Bytte dokumenttype

Slik går du frem:

Endre status på journalposten til Reservert.
Gå til de tre prikkene øverst til høyre på journalposten og klikk på Bytt dokumenttype.
Velg riktig dokumenttype i listen og klikk Lagre.