KI 2562 Oppdatering i FS - litteraturlister
(oppdatert )
Emnene blir importert fra FS til biblioteksystemet i starten av april/oktober. Når importen er kjørt genereres automatiske kopier av litteraturlistene for emner som skal starte på nytt. Etter dette kuttes forbindelsen mellom FS og litteraturlistene, mens data som oppdateres på emnet i FS fortsatt importeres til bibliotekssystemet hver søndag kveld.
Personene må legges på ett av disse stedene:
- I underbildet Personrolle på Emne (samlebilde) på EMNEANSV og ADMANSVAR
- Kun personrollene EMNEANSV og ADMANSVAR blir eksportert. Personer som skal ha automatiske kopier av litteraturlistene må legges på de personrollene.
- Perioden på personrollen må være aktiv. Fra-dato er obligatorisk (og må være passert ved importtidspunktet), men vi anbefaler at til-dato er tomt (ikke obligatorisk felt). Vedkommende vil da være gyldig fram til personen blir fjernet. Dersom til-dato er utfylt må man påse at minst én dag av neste semester er med (skal emneansvarlig få kopi av neste semesters liste, må til-dato ha minst én dags overlapp med neste semester. Det hjelper ikke at til-dato er i inneværende semester).
- I underbildet Personrolle på Undervisningsenhet (samlebilde) på EMNEANSV og ADMANSVAR
- Kun personrollene EMNEANSV og ADMANSVAR blir eksportert. Personer som skal ha automatiske kopier av litteraturlistene må ha en av disse personrollene.
- Perioden på personrollen har ikke noe å si, alle personer lagt inn her vil bli eksportert.
Merk at alle som skal få automatisk kopi må ligge i FS, det hjelper ikke at man opprettet lista i si tid eller har hatt tilgang tidligere. Dette er satt opp slik fordi det ikke skal være personavhengig, men avhengig av hvem som til enhver tid har ansvar for emnet.
Det er også viktig å fjerne personer som ikke lenger skal være knyttet til et emne. Dette fordi det blir gitt tilganger til personer som ikke skal jobbe med litteraturlistene og fordi meldinger om emner som ikke angår en oppleves som støy.
Dersom det ikke er klart hvem som skal ha ansvar for emnet enda, er det viktig at dere legger til en person i FS i mellomtiden, f. eks. en studieadministrativt ansatt (slik at noen på instituttet får kopien og kan legge til riktig ansatt (KI 2180) på litteraturlista på et senere tidspunkt).
I noen tilfeller er ikke emnet klart før etter fristen (gjelder f. eks. en del uregelmessige emner), slik at FS må oppdateres i etterkant. Disse emnene vil bli importert første søndag etter at FS er oppdatert.